Chuẩn hoá quy trình và bố trí nhà xưởng: 5S, Kaizen, Lean production

Nhận thức chung về 5S/KAIZEN

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật "Seri", "Seiton", "Seiso", "Seiketsu" và "shitsuke", tạm dịch sang tiếng Việt có nghĩa là "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Săn sóc" và "Sẵn sàng".

- Seiri (Sàng lọc): Là chọn ra những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

- Seition (Sắp xếp): Là xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, đúng chỗ, tạo thuận lợi khi sử dụng.

- Seiso (Sạch sẽ): Là vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà, máy móc và thiết bị.

- Seiketsu (Săn sóc): Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện ba biện pháp trên.

- Shitsuke (Sẵn sàng): Là tạo cho cán bộ thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc.

Hoạt động 5S nghe chừng rất đơn giản, nhưng lại có ý nghĩa lớn trong việc đảm bảo sức khỏe cán bộ nhân viên, tạo thuận lợi khi làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống. Hoạt động này bắt nguồn từ truyền thống của người Nhật Bản, với mục đích khơi dậy ý thức trách nhiệm, tính tự nguyện, tự giác của cán bộ, nhân viên trong các tổ chức. Các nhà quản lý tại Nhật Bản đã tiếp thu truyền thống này và đẩy lên thành một phong trào rộng rãi, sau đó đúc kết thành một lý luận khoa học và cho ra đời chương trình năng suất chất lượng mới đó là 5S.

Lợi ích áp dụng 5S/KAIZEN

5S - một công cụ quản lý, trước kia vốn chỉ được biết đến như một cách thức hỗ trợ quản lý sản xuất cho các doanh nghiệp và được áp dụng phổ biến ở các nhà máy và công ty chuyên về sản xuất ở Nhật Bản. Nhưng giờ đây, nhờ vào tính hiệu quả rất cao và tác động của quá trình toàn cầu hoá, mà 5S đang dần được thừa nhận rộng rãi trên thế giới như là một công nghệ quản lý có khả năng ứng dụng rộng khắp, không những trong các doanh nghiệp có quy mô và ngành nghề sản xuất, kinh doanh khác nhau, mà còn trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội.

5S không chỉ là sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới cho nhân viên và làm cho tất cả mọi người thấm nhuần ý thức kỷ luật. Có thể nói, 5S có tính hỗ trợ, và cao hơn nữa, 5S còn là điều kiện tiên quyết đối với các chương trình cải tiến chất lượng toàn doanh nghiệp, chẳng hạn: Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Liên tục cải tiến quy trình (kaizen), và Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR).

5S cũng được coi là hướng tiếp cận có hệ thống đối với phương thức Lean Production (phương thức sản xuất tiết kiệm tối ưu) - một hệ thống quản lý và tổ chức sự vận hành sản xuất, trong đó yêu cầu giảm thiểu về nhân lực, không gian, vốn và thời gian để tạo ra sản phẩm ít lỗi hơn. Nó tạo ra một môi trường làm việc có kỷ luật, sạch sẽ và có trật tự. Kết quả áp dụng từ đây cho thấy những hạn chế/ách tắc trong việc vận hành công việc được giảm thiểu trông thấy và những vấn đề phát sinh đều được phát hiện sớm và giải quyết kịp thời.

Bên cạnh đó, 5S cũng góp phần làm gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên bởi vì nhân viên tiêu dùng thời gian ở nơi làm việc nhiều hơn là ở nhà. 5S cũng giúp phát triển niềm hãnh diện và tinh thần đồng đội. 5S cũng làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý và giám sát hơn bởi vì không còn những vật thừa, lộn xộn gây cản trở cho hoạt động.

Và điều quan trọng nhất là, khi bạn đã nắm vững tinh thần 5S, biết cách vận dụng khéo léo mô hình này vào cả trong việc quản lý chính bản thân mình và cuộc sống của gia đình, thì không chỉ hiệu quả công việc của bạn sẽ tăng lên rất nhiều, mà bạn đang làm cho cuộc sống của bạn thành đạt và hạnh phúc hơn lên

Các nhà nghiên cứu cũng đã chứng minh rằng, thực hiện tốt 5S sẽ đạt được những lợi ích:

- Nâng cao năng suất (P - Productivity)

- Nâng cao chất lượng (Q - Quality)

- Giảm chi phí (C - Cost)

- Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

- Đảm bảo an toàn (S - Safety)

- Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Ngoài ra, việc một công ty không đáp ứng được tiêu chí 5S cũng chính là phản ánh về việc công ty đó có công tác quản lý yếu kém dẫn đến hiệu quả làm việc không cao.

Điều kiện áp dụng 5S-KAIZEN

1. Điều kiện áp dụng 5S

- Lãnh đạo quyết tâm cao

- Nhân viên hiểu thấu đáo ý nghĩa của 5S - KAIZEN

- Thường xuyên duy trì được chương trình

- Hệ thống khen thưởng thích hợp.

- Đầu tư, trang bị cơ sở hạ tầng cần thiết

2. Bí quyết thực hiện thành công 5S

Để đạt được 5S cần có 4 yếu tố cơ bản, đó là:

- Thứ nhất: Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện. 5S chỉ có thể thành công khi có nhận thức đúng đắn và quan tâm của lãnh đạo.

- Thứ hai: Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện, đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện, khi đã có nhận thức và phương tiện, mọi người sẽ tự giác, chủ động tham gia.

- Thứ ba: Tạo môi trường thích hợp khuyến khích tất cả mọi người tham gia

- Yếu tố cuối cùng là lặp lại vòng 5S với một tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý.

Các bước thực hiện 5S/KAIZEN

Thực hiện 5S phải trải qua các bước:

 1. Chuẩn bị

 2. Thông báo chính thức của Giám đốc về việc thực hiện

 3. Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

 4. Bắt đầu bằng "Sàng lọc"

 5. Thực hiện "Sàng lọc", "Sắp xếp", "sạch sẽ" hàng ngày

 6. Đánh giá định kỳ

Thực hiện được 5S trong công ty, cơ quan, tổ chức sẽ đem lại kết quả tưởng nhỏ nhặt nhưng lại có tác dụng lớn. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Lợi ích lớn hơn nữa đó là qua việc thực hiện 5S, người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức cao hơn với công việc.

Lean Manufacturing (Sản xuất tinh gọn) là gì?

Lean trong tiếng Anh có nghĩa là sự tinh gọn, mạch lạc hay liền mạch.

Thuật ngữ “Lean manufacturing” lần đầu xuất hiện năm 1990, trong cuốn “The Machine that Changed the World”. Nó được sử dụng làm tên gọi cho hệ phương pháp sản xuất tinh gọn, liên tục cải tiến các quy trình kinh doanh. Các cấp độ khác nhau bao gồm: lean manufacturing (sản xuất tinh giản), lean enterprise (doanh nghiệp tinh gọn) và lean thinking (tư duy tinh gọn). Sau thành công rực rỡ của công ty TOYOTA nhờ TPS  (Toyota Production System), các học giả người Mỹ, những người đã từng làm việc lâu năm trong các công ty của hãng Toyota dùng nó làm cơ sở để viết nên triết lý “Sản xuất Lean” hay “Sản xuất tinh gọn” cho tất cả các ngành kinh doanh khác.

Mục tiêu của Lean Manufacturing

– Với cùng một mức sản lượng đầu ra nhưng có lượng đầu vào thấp hơn – ít thời gian hơn, ít mặt bằng hơn, ít nhân công hơn, ít máy móc hơn, ít vật liệu hơn và ít chi phí hơn.

– Giảm thời gian chuẩn bị sản xuất. Cải thiện tối đa chu kỳ sản xuất. Giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất bằng cách giảm tối đa thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuẩn bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm;

– Cải thiện cách bố trí nhà máy dựa trên việc sắp xếp lưu chuyển nguyên liệu hiệu quả

– Giảm những nguồn lực cần cho việc kiểm tra chất lượng

Lợi ích của Lean Manufacturing

• Cải thiện năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ
• Rút ngắn thời gian chu trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ
• Giảm thiểu lãng phí hữu hình và vô hình
• Tăng khả năng đối ứng một cách linh hoạt

Nếu quý khách cần tư vấn về Chuẩn hoá quy trình và bố trí nhà xưởng: 5S, Kaizen, Lean production, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất!

LIÊN HỆ: 0886537179